Es la primera pregunta de toda gerencia de personas, y la respuesta que se suele dar —«dos o tres meses»— es cierta solo para una parte de los proyectos. Vale la pena separar el caso chico del caso grande, porque no se parecen en nada.
Una empresa de menos de cien personas: dos meses
Un proyecto de esa escala se ordena en unas 45 tareas y cabe en dos meses de calendario. Un ejemplo real de nuestra cartera: 17 trabajadores, del 13 de julio al 13 de septiembre, con dos comparativos completos antes del primer pago en el sistema nuevo.
La carga de trabajo ronda las tres horas por día hábil. No es un proyecto que ocupe a nadie a tiempo completo, ni de tu lado ni del nuestro.
Una empresa de miles de personas: hasta nueve meses
La implementación de ManpowerGroup tomó nueve meses. No porque el método sea distinto —son las mismas etapas, en el mismo orden— sino porque cada etapa pesa más: hubo que crear cerca de 800 documentos, capacitar a unos 150 usuarios en dos países y cuadrar liquidaciones de más de 14.000 colaboradores.
Si alguien te promete que un proyecto así se hace en tres meses, o no ha hecho uno, o va a recortar el paralelo. Las dos cosas terminan igual: descuadres el primer cierre real.
Las cuatro cosas que mueven el plazo
- El tamaño de la dotación. Es lo que más pesa, porque encarece cada comparativo.
- Cuántos años de historia hay que cargar. Dos años es el mínimo, y la confección de históricos puede tomar hasta dos meses por sí sola.
- Cuántos documentos hay que dejar operativos. Contratos, anexos, cartas y certificados: cada plantilla se crea, se valida y se prueba.
- La velocidad de tu equipo. Y esta es la que casi nadie menciona.
Lo que realmente atrasa los proyectos
En el proyecto de 45 tareas que mencionamos arriba, 14 eran del cliente: entregar el libro de remuneraciones, los saldos de vacaciones, la estructura de centros de costo, las cuentas contables. Ninguna es difícil. Todas son bloqueantes.
Cuando un proyecto de dos meses se convierte en uno de cuatro, en nuestra experiencia casi nunca es por un problema técnico: es porque la información llegó tarde o llegó incompleta. Por eso en el kick-off entregamos la lista completa de lo que vamos a necesitar, con fecha para cada cosa.
Qué no se acelera
El paralelo. Comparar un mes completo contra tu sistema actual toma lo que toma, y hacerlo con una muestra en vez de con el 100% no ahorra tiempo real: lo traslada al primer cierre, cuando ya estás operando y el error le llega al trabajador.
Si quieres una estimación para tu caso, agenda un diagnóstico: con tu dotación, tus años de historia y tu cantidad de documentos sale un plazo concreto, no un rango de folleto.