Puedes leer esto antes de contratar a nadie. Si reúnes esta información de entrada, tu implementación parte con semanas de ventaja, la contrates con nosotros o con quien sea.
1. La estructura de la empresa
- Razones sociales que entran al proyecto.
- Gerencias, áreas y centros de costo, con la jerarquía que uses hoy.
- Sucursales y direcciones.
- Sindicatos vigentes, si los hay.
- Plan de cuentas contables asociado a remuneraciones.
2. Las personas
- Maestro de trabajadores activos, con datos personales y laborales completos.
- Saldos de feriado legal y progresivo al día del corte.
- Ausentismos del último período: licencias, permisos, vacaciones tomadas.
- Préstamos y descuentos en cuotas, con saldo y cuotas pendientes.
3. La estructura de pago
- Listado de haberes y descuentos, indicando cuáles son imponibles y cuáles tributables.
- Las reglas de cálculo de los que no son montos fijos: bonos por asistencia, comisiones, horas extra.
- Convenios colectivos o pactos que afecten el cálculo.
Este punto es el que más se subestima. Un haber mal clasificado no se nota en la liquidación —el líquido puede dar igual— pero descuadra la base tributable y aparece después, en el impuesto único.
4. La historia
- Libros de remuneraciones de al menos los últimos dos años.
- Acumulados del ejercicio en curso, si migras a mitad de año.
5. Los documentos
- Formatos de contrato, anexos, cartas y certificados que uses hoy.
- Contratos y anexos vigentes escaneados, si quieres tener la carpeta digital completa.
6. Los círculos que se cierran al final
- Estructura del archivo de transferencia bancaria y el banco con que pagas.
- Formato de centralización contable que espera tu sistema contable.
Un consejo práctico
Casi todo esto se puede descargar del sistema que tienes hoy. No hay que confeccionarlo a mano: hay que ubicarlo, exportarlo y revisarlo. La parte lenta no es generar los archivos, es descubrir a mitad del proyecto que el saldo de vacaciones que entregó el sistema no coincide con el que lleva el área en una planilla aparte.
Por eso, cuando entregamos esta lista en el kick-off, cada ítem va con responsable y con fecha. No para apurar a nadie: para que se sepa qué está bloqueando qué.